個人情報保護に対する本学の取り組み

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個人情報の取得と利用

本学では、教育研究及び学生支援等に必要な業務を遂行するために、個人情報を取得し利用しています。個人の尊厳及び基本的人権の尊重の立場から、個人情報は確実に保護されなければなりません。
本学では、個人情報の保護に関する法律や政令、文部科学大臣が定める指針等の基準を遵守し、個人情報の保護に努めています。
さらに、個人情報保護に関する規程を定め、本学の責務・収集・管理・学外委託・開示・訂正・不服申立て等について、技術的・組織的な対策を講じるとともに、教職員に対する全学的な教育・啓蒙活動を通じて個人情報の適正な利用と保護に努め、規程及び遵守状況の継続的な評価、見直しを行いながら常に改善を図っていくこととしています。

1.個人情報の保護について

個人情報を利用するにあたり、個人情報の有用性に配慮しつつ、個人の権利利益を保護することを目的とした規程の内容は、以下のとおりです。

「個人情報」とは

現在及び過去の学生等について、特定の個人が識別され、又は識別され得る情報であって、業務上取得又は作成した情報(文書、写真、フィルム、磁気テープその他これらに類するものに記録されたものを含む)をいいます。

本学の責務

本学は、取得した個人情報の保護に関し必要な措置を講じます。取得した個人情報の内容をみだりに他人に知らせたり不当な目的に使用しません。個人情報保護の重要性を認識し、学外の組織、団体に業務上又は自主的な活動において対応する場合は、個人の権利利益を侵害しないよう努めています。

収集の制限

業務上、個人情報を収集するときは、利用目的を明確にし、その目的達成のために必要最小限度の範囲で、適正かつ公正な手段により直接本人から収集します。ただし、

  • (1)本人の同意があるとき
  • (2)個人の生命、身体、健康、財産に対する急迫の危険を避けるためにやむを得ないと認められるとき
  • (3)教員の教育指導上特段の必要性があるとき
  • (4)法の定めるところにより行政機関から依頼があるとき
  • (5)指導又は相談援助に関わって本人から収集したのでは目的を達成することができないか業務に支障があると認められるとき
  • (6)学長が正当な理由があると認めたとき

は、この限りではありません。

適正な管理

個人情報の安全保護及び正確性の維持のため、(1)紛失・毀損、破壊その他の事故防止(2)改ざん及び漏えいの防止(3)個人情報の正確性及び最新性の維持等について、個人情報保護管理責任者を選任し適正な措置を講じています。

利用制限

個人情報は、その目的以外のために利用又は提供をしません。ただし、

  • (1)本人の同意があるとき
  • (2)個人の生命、身体、健康、財産に対する急迫の危険を避けるためにやむを得ないと認められるとき
  • (3)教員及び保証人等の教育上、特段の必要性があるとき
  • (4)法の定めがあるとき
  • (5)学長または個人情報保護責任者が必要と認めたとき

は、この限りではありません。

業務の学外委託

個人情報に関する業務を学外に委託するときは、委託を受けた者との間で個人情報保護に関する必要な措置を講じています。

開示

個人情報保護管理責任者は、本人から自己に関する個人情報の開示を所定の手続きにより求められたときは、本人に対し当該個人情報を開示します。ただし、開示しないことが正当であるときは、個人情報の全部又は一部を開示しないことがあります。その場合、本人にその理由を通知します。

訂正等

個人情報保護管理責任者は、本人から自己に関する個人情報の記録に誤りがあると認め所定の手続きによりその訂正又は削除を請求されたときは、すみやかに調査のうえ、必要な措置を講じ、結果を本人に通知します。ただし、訂正又は削除に応じないときは、その理由を文書により本人に通知します。

不服の申立て

本人は、自己に関する個人情報に関し、不服があるときは、所定の手続きにより学長に対して申立てを行うことができます。そのときは、速やかに審査し、その結果を文書により本人に通知します。

2.個人情報の利用目的について

学生(現在及び過去の学生並びに入学予定者)及び保証人(ご父母等)並びに北星オープンユニバーシティ会員及び受講者の個人情報は、以下のとおり、本学の教育研究及び学生支援等に必要な業務を遂行するために利用します。なお、利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について本人に通知または公表します。

(1) 学生の個人情報

入学関係 入学志願者に対する選抜試験運営 入学手続(編入学、再入学を含む) 学生証交付
修学関係 履修相談・修学指導 学業奨励 研究活動支援 履修登録 教職等諸資格課程登録 授業・試験運営 成績処理 単位認定
進級・卒業判定 諸資格判定 学位記授与 他大学との単位互換協定 海外留学 短期海外研修 国際交流 実習依頼等
学籍関係 休学・復学・退学手続 転学部・転学科手続等
学生生活 学生生活全般に関わる指導・助言 福利厚生施設の紹介 奨学生選考 奨学金交付・償還 定期健康診断 日常的な健康相談
課外活動支援 医療費補助 弔慰、災害見舞等
進路指導 キャリアデザイン(進路)支援 求職登録 就職斡旋 資格取得のための講座運営等
施設利用 図書館、情報実習室、外国語教育施設・視聴覚施設、教室、体育施設、駐車場 合宿研修施設等
その他 各種連絡・通知 諸証明書発行 用具・備品等の貸与 学則による処分 卒業生用PHOTO BOOK 史料保存用写真撮影等

(2) 保証人の個人情報

学生の修学指導等に必要な連絡 各種送付物(修得単位数通知書、学費納付書、大学行事案内等)の発送 大学関係諸団体(「北星学園大学後援会」、「北星学園大学同窓会」等)の要請による保証人宛送付物の発送業務代行等

(3) 北星オープンユニバーシティ会員及び受講者の個人情報

会員への講座に関する情報提供等に必要な連絡 各種送付物(受講者募集案内、受講内定通知書、受講決定通知書、受講料納付書等)の発送その他会員の要請による本人宛送付物の発送等

3.個人情報の第三者提供について

本学では、個人情報を以下のとおり第三者に提供することがあります。なお、これ以外に提供の必要が生じた際には、都度、必要な手続きを取ります。

学生の修得単位数等、修学状況の保証人への提供

本学では、保証人(ご父母等)と連携した個別修学指導を教育上有用な取り組みと考えており、学期末の修得単位が確定した後、保証人宛てに「修得単位数通知書」を送付し、修学状況に関する問い合わせや相談等に応じております。
また、各地で開催する本学後援会主催の父母懇談会においても、学生の単位修得状況などを保証人(ご父母等)のみなさまに提示しながら、進学や就職、学生生活に関しての個別面談を行っております。しかしながら、個人情報の保護に関する法律により、成人となった学生本人が所定の手続きにより同意しない旨申し出た場合は、修得単位数等、修学状況に関する情報を保証人にお伝えすることができません。

4.個人情報保護に関する本学の取り組みに関する問い合わせ先について

北星学園大学・北星学園大学短期大学部 事務局総務人事課

〒004-8631 札幌市厚別区大谷地西2丁目3番1号
TEL:011-891-2731/FAX:011-892-6097

 

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